La secretaria de la que quiero hablar, es un ser mitológico corporativo de los años ’80, ’90 y parte del 2000, pues es la época de la que tengo recuerdo de su existencia entre nosotros. Digo que mitológico porque la figura como tal reposa en los anales de la historia como aquella mujer que conocía el ADN de la empresa, el ABC de sus operaciones, el A-Z de sus gentes y toda la vaina corporativa en su complejidad. Hoy, este rol ejecutivo se encuentra integrado en varios perfiles dentro del organigrama, desde el rol de la recepción hasta el de gestión de calidad incluyen destrezas secretariales.
Esta secretaria, fue en su tiempo, la primera imagen e impresión de lo que se encontraría tan pronto se traspasara el umbral de cualquier oficina. Se podía juzgar a través de ella el tipo de ambiente del sitio, o por lo menos tener una pista de cómo sucedía su día a día. Se encontraban secretarias en todos los formatos y personalidades, dulces y amargas, pero para cumplir con la misión de esta publicación, tomaré el modelo de una secretaria eficiente, con carácter pero afable, de buen humor, enfocada, organizada y orientada a construir procesos sólidos que arrojasen eficacia y eficiencia. En una descripción más corta: una líder.
Llamaré Esperancita a la secretaria de este cuento, y me referiré a ella en diminutivo porque por aquel entonces era la estrategia que usábamos para mitigar la sensación de intimidación que producía su mirada directa a los ojos, su elegante vestido de sastre y su cabellera perfectamente fijada en un peinado inmutable, acompañando su atuendo con una gran sonrisa y cordialidad.
Esperancita y el autoliderazgo
Esperancita tenía jefe pero se mandaba sola, no le dieron poder pero se empoderó ella misma, eso le enseñaron en la academia de secretariado bilingüe, que su propósito de servicio debía estar cargado de ingenio en solitario. Sí, en soledad con su cometido pero con la enorme responsabilidad de ser la cuarta pata de la mesa que aportaba estabilidad.
Esta mirada que hago al pasado es para recapitular el legado que Esperancita ha dejado a través de sus actitudes de autoliderazgo para nuestro deleite y beneficio en este presente:
Recursividad activa
Un teléfono, una máquina de escribir, papel y lápiz… ah, y una planta. Ese era el único arsenal con que Esperancita contaba para ejecutar sus tareas. La tecnología estaba limitada para su cargo, pero no tenía tiempo de lamentarse por ello, ese tiempo lo requería para mejorar su estrategia de hacer más con menos y con estocadas de creatividad. ¿Hacemos más con menos con el recurso casi infinito con el que contamos actualmente? Tengo mis dudas.
Procedimiento anti mediocridad
Esperancita tuvo la oportunidad de ser espontánea, pero no podía permitirse el lujo de aumentar su margen de error, así que recopiló sus experiencias de fracaso y estructuró un procedimiento que le garantizara rapidez y calidad. De vez en cuando su jefe le pedía lirios de Marte, tarea para la que no tenía un proceso establecido, y en esos casos apelaba a su intuición y no a la presión.
Alcance planeado
Su escritorio era su fortaleza, su base de operaciones, aunque otros la contemplasen con piedad al verla atada al trozo de madera. Esperancita tuvo que crear un mecanismo que le permitiera trabajar con otras dependencias, un mecanismo adicional a la llamada telefónica, así que se las ingenió para alargar sus tentáculos de pulpo multitasker para conseguir que el impacto y el alcance de su labor llegase a quién y dónde debía de llegar. Esperancita se alimentó de la premisa planea hoy para avanzar mañana… y alcanzó.
Primero lo primero
Como la segunda multitasker de la historia —dicen que la primera fue mamá— tuvo el reto de priorizar lo de otros, aunque el otro, su jefe, no tuviese sus prioridades claras. Esperancita en su iniciativa de gestionar mejor su tiempo, acudió a la matriz de Eisenhower para decidir cuánta energía invertir en resolver cada cosa y en qué orden. —«¡Esperancita, urgente, prepare el informe para la junta de la próxima sema! — Entendido Don Ignacio, ¿quiere que aplace la organización del evento de ventas de pasado mañana?—». Era una verdadera crack.
Motivación a medida
Sin duda, Esperancita tenia días malos en los que su vida personal abordaba su espacio profesional. Con la cabeza fuera de sitio, muchas cosas por hacer y nadie cercano a quien contar sus tribulaciones, tuvo que encontrar la manera de buscar sosiego. Una vez más ideó la manera de confeccionar su propia terapia psicológica, mientras buscaba el tiempo para conseguir ayuda psicológica de verdad, así que respiraba hondo, acariciaba su planta y desconectaba el teléfono por cinco minutos. Cinco minutos de desconexión y automotivación para darse cuenta de que era más grande que sus problemas y que el ahora era su única certeza.
‘Money oriented’
Como estudió secretariado bilingüe, leyó uno que otro texto extranjero para aprender a plantear sus objetivos y estrategias para lograrlos. Lo primero que entendió es que todo lo que haría como secretaria seria por ella y para ella, así que los objetivos de la empresa donde trabajase tendrían que ser acordes con los suyos y no al revés. Su objetivo principal, era tener un trabajo para ser la mejor en lo suyo y que le pagasen bien para poder ahorrar e irse de vacaciones en un crucero por el Caribe. No es solo por el dinero, es por los sueños que además cuestan dinero pero sin el coste de sacrificar valores.
Reflexión ecológica
La recursividad, entre otras cosas, hizo reflexionar a Esperancita sobre el destino final del material que usaba en su labor diaria y fue la primera de la oficina en aplicar el ciclo de reusar-reutilizar-reciclar. Las resmas de papel se compraban en cantidades obscenas, lo sabía ella bien pues era quien hacia el pedido y pagaba al proveedor. No era su dinero, pero sí su planeta. La planta que estaba al lado de su escritorio le dio la inspiración para aplicar el ciclo verde a cada elemento de trabajo que pasaba por sus manos. Su planta lo valía y el Caribe también.
Don de gentes y Don Ignacio
Tenía casi el mismo carácter que su jefe, era directa y no se andaba con rodeos, pero a diferencia de Don Ignacio, era cercana a las personas, anteponía el respeto hacía los demás y era empática. Eran tiempos de extremismo, tal vez más acentuados que el fanatismo que conocemos hoy, pero una cosa tenía clara Esperancita, y era que el trato amable y sincero que ofrecía a los demás era su manera de facilitar la buena convivencia, incluso con el de contabilidad, que le caía fatal por su saludo inexistente e indiferencia de cada mañana.
Imperfección latente
Latente, no por su repetición sino por su importancia en el juego. Fueron incontables las veces que Esperancita metió la pata, y como era propio de ella estructuró una vía de corrección de errores que iniciaba con darle una cachetada a su ego y reconocer ante ella misma y ante su jefe la embarrada involuntaria. Esperancita convirtió el fracaso en evolución.
Esperancita era una líder, y muy buena, por lo menos para ella misma. Su cargo, a veces menospreciado y rechazado por algunos por la baja posición en la pirámide corporativa, era aplaudido por otros que la consideraban un ejemplo de autosuficiencia, pero autosuficiencia con un buen propósito, el de disfrutar de su trabajo.
Gracias Esperancita, ahora entiendo que cuando fui secretaria, el autoliderazgo hubiese sido una alternativa para sufrir mejor. Sufrir mejor… buena idea para otra entraba.
Gracias a ustedes por leer y hasta la próxima vaina.
Sandra.
Nota aclaratoria por si acaso y sin letra pequeña: No hago referencia a un secretario, porque en mi memoria no albergo el recuerdo de un hombre desempeñado el rol. Seguramente hubo muchos secretarios, solo que no tuve el placer de conocerlos.
